تسري هذه القواعد اعتبارا من تاريخ 01/01/2017م
الفصل الأول : بنود تمهيدية
رسالة د/ عبد الرحمن حمود السميط
كل واحد منا ينبغي أن تكون له رسالة ، ورسالتي : (( أن نجعل هذه الدنيا عالماً أفضل لكل الناس ))
القيم المؤسسية
بناءً على رسالة “الجمعية” ورؤيتها وبيان رسالتها، تم تحديد قيماً أساسيةً تعمل على توجيه ما تمارسه الجمعية من أنشطة يوميّة، وما تقيمه من علاقات مع الموظفين وهذه القيم الأساسية للجمعية تعتمد على قيمة أساسية ألا وهي الإحسان “EHSAN”.
حيث يقوم العاملون والمتطوعون بتقديم الإحسان للمجتمع برضا وسعادة، بصرف النظر عن الاعتبارات المالية المقدمة تحقيقاً للقيم الإسلامية في العطاء وخدمة الإنسانية، وتشتمل قيمة الإحسان على القيم التالية:
• الإحسان هو الكفاءة “Efficiency”:
نعمل بإتقان لتوفير احتياجات المستفيدين بأعلى جودة وأقل تكلفة ممكنة
• الإحسان هو الأمانة “Honesty”:
نقوم بالإفصاح بأمانة عن الأنشطة الإدارية والمالية بشكل واضح ومناسب للمعنيين
• الإحسان هو التعاطف “Sympathy”:
نحرص على تحقيق علاقة التراحم والتعاطف بين أسرة العون فيما بينهم ومع المستفيدين
• الإحسان هو التواجد “Availability”:
نصل للمتبرع والمستفيد بشكل مباشر ونلتمس احتياجاتهم دون وسطاء
• الإحسان هو الحيادية “Neutrality”:
نقدم خدماتنا الإنسانية للجميع دون انحياز
الغرض من الوثيقة
تشتمل وثيقة قواعد السلوك هذه على المبادئ الأساسية للأخلاقيّات المهنية التي يُتوقع أن يلتزم بها الموظَّفون في الجمعية. والغرض الأوّل منها هو توفير دليل إرشادي يبيّن للموظَّفين حالات التضارب الحقيقيّ أو الظاهر بين مصالحهم الخاصة وواجباتهم العامة، والسلوك الواجب اتباعه في بيئة العمل . وهي توضِّح وتكمِّل الأحكام ذات الصلة الواردة في اتفاقية تأسيس الجمعية والنظام الإداريّ للموظفين وغيرها من الوثائق والمستندات القانونية ذات الصلة، وفي حال حصول أي تعارض ما بين قواعد السلوك ولائحة العاملين، تكون لائحة العاملين هي المرجع الاساسي.
عدم الامتثال لأحكام القواعد
يعتبر عدم الامتثال للأحكام الواردة في هذه القواعد سلوكاً غير مرض، أو سوء سلوك حسبما تكون الحالة، وذلك بموجب اللائحة الإدارية.
الالتزام بالقيم الاسلامية
عند الامتثال لأحكام هذه القواعد ينبغي على الموظفين أن يتذكروا دائماً أنهم ملتزمون بالقيم الاسلامية.
الفصل الثاني: مبادئ عامّة
2-1 لا تعتبر واجبات الموظفين ذات طابع قومي، وانما هي واجبات ذات صبغة دولية بمعنى الكلمة ، إذا أنهم يعملون في جمعية العون المباشر والتي تساهم في النهوض ببعض الدول الإفريقية من حيث المشاريع الأساسية والتعليم والصحة.
2-2 يتعهد الموظف عند قبوله التعيين في الجمعية، بأداء مهامّه وضبط سلوكه على مقتضى مصلحة الجمعية، ويُخلص ولاءه للجمعية ويبذل كل ما في وسعه لحفظ وصون سمعة الجمعية ومكانتها، والإحجام عن إتيان أيّ عمل أو سلوك من شأنه أن يضرّ الجمعية.
2-3 يتصرّف الموظَّف في جميع الأوقات تصرُّفاً يليق بكونه موظَّفاً في مؤسسة خيرية . فلا يشارك في أيّ نشاط يتنافى مع حسن أدائه لمهامّه، ويجتنب أيَّ تصرُّف من شأنه أن يضرّ بمكانته ونزاهته واستقلاله وحياده.
2-4 يجب ان يتصرف جميع الموظفين وفق السلطة الممنوحة لهم مع الأخذ بالاعتبار مصالح الجمعية ومراعاة لائحة السلوك التالية :
أ- التصرف وفق أعلى معايير الشرف والنزاهة والعدل والسلوك الأخلاقي خلال العمل لدى الجمعية وبدون الإخلال باستقلالية الرأي وأداء التزامات الأمانة.
ب- عدم اتخاذ اي قرار في اي امر ينطوي او قد ينطوي على تعارض في المصالح، وفي حالة حدوث تعارض في المصالح، يتعين الكشف خطيا للإدارة عن الحقائق ذات الصلة والظروف التي أدت او قد تؤدي الى هذا التعارض في المصالح.
ت- ينتظر من جميع الموظفين تكريس كامل اهتمامهم لمصالح الجمعية وأعمالها.
ث- عدم استغلال الفرص او المعلومات او المركز الذي حصل عليه من الجمعية لفائدته الشخصية
ج- الالتزام بجميع القوانين والقواعد واللوائح نافذة المفعول.
ح- الحرص على حماية أصول ومعلومات وعمل الجمعية وعدم استخدامها للفائدة الشخصية دون تصريح من إدارة الجمعية.
الفصل الثالث : النشاط السياسي
- يحظر على الموظف أن يشتغل في الأمور السياسية أو أن يقوم بأي نشاط سياسي أو حزبي أو إثارة المنازعات الدينية والعصبيات الطائفية والعنصرية أو مخالفة قوانين الدولة أو التصريح بأمور تضر بالعلاقات الودية بين الجمعية والدول التي تعمل بها.
الفصل الرابع : المظهر العام
4-1 مقدمة:
يجب أن يدرك الموظَّف أن مظهره العام يساعده على الحفاظ على الصورة الجيدة لجمعية العون المباشر. وعليه مراعاة الطريقة التي يمكن أن ينظر بها غيره من موظَّفي الجمعية وعملائها إلى مظهره. لذلك يجب عليه أن يحافظ على صورة لائقة في جميع الأوقات.
4-2 زيّ ومظهر الموظفين (اثناء العمل):
على موظفي الجمعية إدراك أهمية المظهر الحسن بوصفه جزءاً من السلوك المهني المتوقع منهم لكونهم واجهة الجمعية. لذا فعليهم الالتزام بارتداء الملابس الملائمة وإبداء الزينة حسبما يتناسب مع أحكام الشريعة الإسلامية والذوق العام. ويجب على الموظفين مراعاة التالي:
4-2-1 يجب على جميع الموظفين الالتزام بالزي ا لرسمي الملائم لمكان العمل بالجمعية سواء كان هذا الزي ( الدشداشة والغترة او البدلة والكرفته أو البنطلون والقميص ) وذلك خلال ساعات العمل التي يقضيها الموظف داخل الجمعية.
4-2-2 يجوز للموظَّف ارتداء الزيّ التقليديّ لبلده في المناسبات الرسمية.
4-2-3 يجب تجنب الملابس التي تحمل صوراً او شعارات سياسية او عبارات استفزازية.
4-2-4 يجب تجنب الملابس الرياضية خلال ايام العمل.
4-2-5 يجب تجنب الملابس التي تكشف الاكتاف او القمصان المتدلية الطويلة أو القصيرة جداً.
4-2-6 يجب تجنب لبس القبعات بجميع أنواعها ما لم يكن لضرورة تقدر بقدرها.
4-3 يجب على جميع الموظفين الالتزام بارتداء البطاقات التعريفية ( الباجات ) خلال أوقات العمل الرسمية.
الفصل الخامس : السلوك الشخصيّ
5-1 مقدمة:
يُتَوقَّع من الموظَّف أن يلتزم بأسمى معايير السلوك الأخلاقيّ والمهني، وذلك وفقاً لقيم الجمعية الأساسية التي تتمثل في: التعاون والولاء والإخلاص والأمانة والتميز والاعتبار الإنساني، ويعمل في جميع الأحوال على تجنّب أيّ سلوك قد يبدو غير لائق.
5-2 النزاهة
يُتوقَّع من الموظَّف أن يتصرّف بنزاهة في جميع مهامّه الرسمية، فيجتنب أيّ سلوك من شأنه أن يخلِّف انطباعاً سيّئاً عنه أو عن الجمعية، وتشمل النزاهة الصدق والاستقامة والأمانة وطهارة اليد.
5-3 الحياد
يجب أن يتّسم سلوك الموظَّف، في أدائه لمهامّه الرسمية، بالموضوعية والمهنية في جميع الأوقات، فلا يسمح للعلاقات أو الاعتبارات ذات الطابع الشخصيّ بأن تؤثر على أداء واجباته، ولا يسخِّر وظيفته لتحقيق منفعة شخصية أو لمحاباة أيّ فرد ، ويتجنب الأحوال التي قد تسفر عن تضارب في المصالح.
5-4 الحصافة
يمارس الموظَّف أقصى قدر من الفطْنة في كلّ الشؤون ذات الصلة بأنشطة الجمعية، ويبدي اللَّباقة والتحفّظ فيما يُدْلي به من تصريحات، وذلك بطريقة تتسق مع كونه موظَّفاً في مؤسسة دوليّة، ويحجم عن المشاركة في الأنشطة التي تتضارب مع مصالح الجمعية أو قد تسيء إلى سمعتها.
5-5 الولاء
يدين الموظَّف في أدائه لمهامّه بالولاء للجمعية وليس لأيّ جهة أخرى. فيجعل مصلحة الجمعية فوق مصلحته الشخصية، ويحرص على صون سمعتها .
5-6 الفعالية
يُتوقع من الموظَّف أن يؤديَ عمله بأقصى درجات الإتقان والمهنية، وان لا يؤخِّر أداء واجباته تأخيراً يضرّ بالفعالية.
5-7 التنوّع
نظراً لما تتّسم به الجمعية من طابع إسلاميّ ودوليّ، وما توليه من أهمية لمبدأ التنوّع، فإنه يُتوقع من الموظَّف أن يتصف سلوكه بالتسامح والقبول واللباقة واحترام الفروقات الفردية والوطنية والثقافية لكل شخص ذكراً كان أم أنثى، ويجب على موظَّف الجمعية أن يحترم جميع الأشخاص دون تمييز.
5-8 المسؤولية
يجب على الموظَّف أن يتصرف دائماً ضمن نطاق صلاحياته، وهو مسؤول عن المهامّ التي يفوِّضها للآخرين، ويُتوقع منه أن يمارس قدراً كافياً من الرقابة والإشراف.
5-9 استخدام أصول وموارد الجمعية
يتولى الموظف مسؤولية التأكد من أن ممتلكات الجمعية، ومرافقه، وموارده، تستخدم لأعمال الجمعية الرسمية فقط. ويجب على الموظف الالتزام بتكريس وقته اثناء ساعات العمل لأداء الأنشطة الرسمية.
5-10 تجاوب المديرين والرؤساء المباشرين مع الموظفين
على المديرين والرؤساء إعطاء الفرصة للموظفين الذين يرغبون في اطلاعهم على ما يشغلهم من أمور بصفة سرية، وعليهم أن يتعاملوا مع هذه الحالات بحياد وحساسية، وأن يسعوا إلى إيجاد جو يشعر فيه الموظفون بالحرية في مخاطبتهم والاتصال بهم لرفع مشاكلهم والصعاب التي يوجهونها، من غير خوف، وأن يمكنوهم من الاعراب عن قلقهم من الحالات التي تكون، أو قد تصبح محل خلاف.
الفصل السادس : الممارسات والسلوكيات الإيجابية ( الواجبات )
6-1 يجب على الموظف أداء العمل المكلف به بدقة وإخلاص، ويجب عليه أن يكرس ساعات العمل الرسمية لأداء واجبات وظيفته، أو غير ذلك من الأوقات المكلف أثناءها بأعمال إضافية، على أن يثبت الحضور والانصراف بنظام البصمة الإلكترونية أو أي نظام آخر تتبناه الجمعية.
6-2 يجب على الموظف طاعة رئيسه المباشر، ما لم تكن أثما، والامتثال للأوامر التي تصدر من المسئولين والالتزام بالنظم واللوائح المعمول بها، وأن ينفذ ما يصدر إليه من تعليمات وأوامر بدقة وأمانة.
6-3 يجب على الموظف التعاون مع زملائه في أداء الواجبات والمهام، ويبادر إلى مساعدتهم من تلقاء نفسه لتأمين حسن سير العمل وتنفيذه.
6-4 يجب على الموظف أن يؤدي واجباته، ويكيف سلوكه بما يتفق ومصالح الجمعية والحفاظ على أموالها وممتلكاتها وسمعتها وأسرارها.
6-5 يجب على الموظف أن يحيط المدير العام علما إذا علم أنه كان له نفعا شخصيا من أية معاملة من معاملات الجمعية أو هناك تضارب في المصالح، وعلى المدير العام في هذه الحالة التأكد من عدم وجود أي تضارب للمعاملة أو يكون للموظف دورا في اتخاذ القرار.
6-6 يجب على الموظف أن يحافظ على كرامة الوظيفة، وأن يسلك في تصرفاته مسلكا حسنا، وينعكس بصورة إيجابية على الجمعية، وما يقتضيه مركزه من نزاهة واستقامة وعدم تحيز.
الفصل السابع: الممارسات والسلوكيات السلبية ( المحظورات )
7-1 مقدمة:
تسعى جمعية العون المباشر لتوفير بيئة عمل صحية دون اعتبار للعرق واللون والقومية او الجنس او العمر. ويمنع التمييز والمضايقة وجميع الممارسات غير الاخلاقية. ويحرص على ان تقوم العلاقة بين الموظفين على العدالة والاحترام وحسن التعامل.
7-2 يعتبر أي فعل مما يلي ذكره سلوكاً منافياً للخلق القويم:
7-2-1 تشويه سمعة الرؤساء او الزملاء شخصياً او مهنياً بإصدار ملاحظات خطية او شفهية عنهم. أو التصرف بطريقة تجعل الغير يشك بخبرة ومهارة الرؤساء والزملاء.
7-2-2 الحديث بطريقة بذيئة أو مهينة أو تمييزية أو تحمل سباً مباشراً أو غير مباشراً للموظفين.
7-2-3 القيام بأي حركة أو تصرف أو حديث شفهي أو مكتوب من شأنه الإساءة أو التجريح أو تخويف أو استفزاز أو تهديد أي شخص آخر، سواءً كان موظفاً في الجمعية أو زائراً أو ضيفاً في أي من مكاتب الجمعية.
7-2-4 عرض ملصقات أو رموز أو رسوم أو صور على الكمبيوتر أو إرسال رسائل بريد الكتروني جارحةً للمشاعر والذوق العام .
7-2-5 يحظر على الموظف وحتى بعد انتهاء خدمته بالجمعية استخدام المعلومات التي حاذها في الجمعية، وألا يستخدمها لغرض آخر، أو أن يفصح لأطراف خارجية عن معلومات تتعلق بالجمعية أو عمله التي علم بها خلال مدة عمله بالجمعية
7-2-6 يحظر على الموظف أن يؤدي أعمالا للغير بمرتب أو أجر أو مكافآت أخرى، ولو في غير أوقات العمل الرسمية، ويجوز للمدير العام بموجب موافقة خطية السماح بالاستثناء من ذلك في إطار قانون العمل الأهلي
7-2-7 يحظر على الموظف أن تكون له أية مصلحة بشكل مباشر أو غير مباشر في أعمال أو مناقصات أو عقود أو مساعدات أو اتفاقيات أو تجارة تتعلق مباشرة بأنشطة الجمعية، أو أن تكون له صلة بأي نشاط ينتج عنه تشويه سمعة الجمعية أو أي شكل آخر من أشكال التعارض مهما كان، وينطبق ذلك على أقربائه المباشرين وغير المباشرين.
7-2-8 يحظر على الموظف قبول أية هبات أو قروض أو مكافآت أو منح أو هدايا يحصل عليها سواء كانت من شركات أو أفراد يكون لهم أو ينتظر أن يكون لهم علاقات عمل مع الجمعية
7-2-9 يحظر على الموظف استعمال معدات وآليات وممتلكات الجمعية واستغلالها لغير الغرض الذي أعدت من أجله.
7-2-10 يحظر على الموظف أن يحتفظ لنفسه بأصول أية وثائق رسمية أو صور عنها سواء كانت أوراقا أو تسجيلات أو أفلام أو غيرها مما يتعلق بالجمعية ولو كانت خاصة بعمل كلف به شخصيا أو أن يطلع أحد من خارج الجمعية عليها دون إذن من رئيسه المباشر.
7-2-11 الامتناع عن المشاركة أو التعاون بطريقة نزيهة وبنية حسنة وامينة، في أي تحقيق رسمي.
الفصل الثامن: تضارب المصالح
ألا يقوم الموظف بوضع نفسه في موقف تتضارب فيه مصلحته الشخصية او مصالح اسرته او طرفاً ثالثا مع مصالح الجمعية.
– يجب على جميع الموظفين الإفصاح بشكل تام عن اي موقف قد ينطوي على تعارض في المصالح بين الموظف (او اي شخص من اسرة الموظف) ومصالح الجمعية.
– يجب على الموظف الحصول على الموافقة من المدير العام او من ادارة الموارد البشرية واخذ النصيحة القانونية من الادارة لدى الجمعية إذا لزم الامر قبل القيام باي نشاط قد يصنف على انه تعارض محتمل في المصالح.
– تشمل المجاملات المحتملة لتعارض المصالح والتي يتعين على الموظف تجنبها على سبيل المثال لا الحصر:
– قبول التبرعات من المتبرعين سواء كانت هذه التبرعات نقدية او عينية.
– ينبغي للموظَّف أن يُطلِع الإدارة على العلاقة التي تربطه بأيّ شخص يطلب وظيفةً في الجمعية، ولاسيّما علاقة النَّسب أو الزواج، ويجب على الموظَّف الذي تربطه علاقة من هذا القبيل بمرشَّح لمنصب في الجمعية أن يحجم عن المشاركة في أيِّ إجراء رسميّ في إطار عملية التوظيف (من فرز أو توصية أو اختيار أو مقابلة أو أيّ إجراء آخر يتعلق بالتوظيف).
الفصل التاسع: المهمات الرسمية
ينبغي على الموظَّف الموفَد في مهمّة رسميّة، سواءً داخل بلد المقرّ أو خارجه، أن يراعيَ المبادئ التالية:
9-1 اتّباع قواعد السلوك في كلّ سلوكه
9-2 ينبغي للموظَّف أن يتذكّر في جميع الأوقات أنه يمثل الجمعية وأن يضع مصلحة الجمعية فوق كلّ اعتبار.
9-3 يقوم الموظَّف الموفَد في مهمّة رسميّة برفع تقريرً إلى رئيسه المباشر او إلى مكتب النزاهة إذا بدا له وقوع أمر يتعارض مع مصلحة الجمعية، والذي يجب عليه اتخاذ اللازم، عن الحالة في أقرب وقت ممكن.
9-4 يجب أن تُعقَد جميع اجتماعات العمل في مكانٍ مخصص للاجتماعات كقاعات الاجتماعات المتاحة في الفندق الذي ينزل أو يعمل فيه الموظَّفون الموفَدون في مهمّة خاصة في حال وجود سيدات أو أطراف أخرى من خارج الجمعية.
9-5 عدم إقامة آيا علاقات خاصة تتعارض مع مصلحة العمل.
9-6 عدم أخذ أو نقل تبرعات نقدية أو عينية وتوزيعها دون الحصول على موافقة خطية من المدير العام.
9-7 على الموظف أن يُعد تسوية مهمته بدقة وأمانه، وبشكل يعكس الواقع الفعلي للمهمة الرسمية المعتمدة ضمن الضوابط و القواعد المنظمة لذلك.
الفصل العاشر: سرية المعلومات غير المنشورة
10-1 جميع موظفي الجمعية مسؤولون عن المحافظة على المعلومات الخاصة بالجمعية، لذلك ينبغي عليهم التالي:
10-1-1 عدم الافصاح أو نشر معلومات غير منشورة أتيح لهم الاطلاع عليها بحكم منصبهم الرسمي بالجمعية لأي شخص داخل أو خارجها، ما لم يأذن لهم المدير العام .
10-1-2 عدم الاستفادة من المعلومات لتحقيق منفعة خاصة مباشرة، أو غير مباشرة أو لتحقيق اي مصلحة تتعارض مع مصلحة الجمعية
10-2 يبلّغ الموظَّف رئيسه المباشر أو هيئة الإدارة بأيّ محاولات أو ضغوط أيّاً كان مصدرها، ترمي إلى حمله على الإفصاح عن معلومات غير منشورة
10-3 يجب على الموظفين في جميع الأوقات الحرص على حماية سرية المعلومات المهنية عن طريق التصريح عنها فقط الى الأفراد.
10-4 يجب على الموظفين عدم استخدام المعلومات التي حصلوا عليها خلال العمل من اجل مصلحتهم الشخصية او مصلحة اي فرد له صلة.
10-5 تعتبر جميع التعاميم والقرارات الداخلية والنشرات الخاصة بالجمعية سرية داخل الجمعية ولن يتم أخذها او إرسالها او إعطائها الى فرد خارج الجمعية.
10-6 يتعين على الموظفين الذين بحوزتهم معلومات سرية عدم استخدامها بأية طريقة من شانها التأثير على اي طرف ثالث من اجل اجراء أيه معاملة.
الفصل الحادي عشر: المنشورات ومخاطبة الجمهور
11-1 لا يجوز للموظَّف أن يشارك مشاركة عامّة يمكن أن تضرّ بمقاصد الجمعية أو وظائفها أو سياساتها أو أنشطتها أو مصالحها.
11-2 لا يجوز للموظف، إلاّ في سياق الأداء العاديّ لواجباته الرسمية أو بإذن مسبق من إدارة الجمعية أو من يفوِّضه ذلك، أن يقوم بأيّ فعل من الأفعال التالية:
11-2-1 الإدلاء بتصريحات للصحف أو لهيئات الإذاعة أو لغيرها من وسائل ووكالات الإعلام، او وسائل الاتصال الاجتماعية مثل (توتير، فيس بوك).
11-2-2 قبول إلقاء كلمات في التجمُّعات العامّة.
11-2-3 الاشتراك في أيّ إنتاج تلفزيونيّ أو إذاعيّ أو سينمائيّ أو مسرحيّ، وثائقي أو غير وثائقي، أو تقديم مقالات أو كتب أو غيرها من المواد للنشر.
11-2-4 نشرُ أيّ كتاب أو منشور أو مقال أو رسالة أو أيّ وثيقة أخرى تتعلق بسياسات أو أنشطة الجمعية أو بأيّ قضايا سياسية وطنية؛ أو العملُ على نشر أيٍّ من ذلك أو المساعدة على نشره.
11-2-5 التحدث باسم الجمعية أو التطرُّق لسياساتها عند مشاركته في ندوة أو مؤتمر.
11-3 يتقيّد الموظَّف بتلك الالتزامات ويمتثل في الوقت نفسه للقاعدة المتعلقة بسرية المعلومات غير المنشورة.
11-4 تكون جميع الحقوق (ومنها حق الملكية وحقوق النشر وحق براءة الاختراع) المتعلقة بأيّ عمل أنجزه الموظَّف ملكاً للجمعية، إلاّ إذا تنازلت إدارة الجمعية كتابياً عن تلك الحقوق للموظَّف المعنيّ.
11-5 يلتزم موظَّفو الجمعية بتحمّل المسؤولية المناسبة في جميع أنشطتهم العامة.
الفصل الثاني عشر: استخدام أصول وموارد الجمعية
12-1 يحرص الموظَّف على ان لا يستخدَم ممتلكات الجمعية ومرافقها ولوازمها إلاّ في إنجاز أنشطة الجمعية الرسميّة. وهو ملزَمٌ بتكريس وقته خلال ساعات العمل للأنشطة الرسمية الجمعية.
12-2 على الموظَّف إبلاغ رئيسه المباشر بأيّ مشكلة تتعلق بالمرافق أو الأجهزة.
12-3 على الموظَّف أن يوقع استمارة عند تسلُّمه الأجهزة التي تزوّده بها الجمعية. وعلى الموظَّف المنتهي خدماته أن يعيد جميع الأجهزة التي في عهدته إلى الادارات المعنية بالجمعية على حالتها التي تسلّمها عليها، مع مراعاة آثار الضرر العادية طبعاً.
12-4 استخدام الحاسوب يراعي جميع الموظَّفين التوجيهات التالية عند استخدام نظام المعلومات عن طريق أجهزة الجمعية وخدماتها الحاسوبية، واستخدامها:
12-4-1 لا يجوز أن تستخدَم الحسابات الإلكترونية للجمعية إلاّ لما هو مسموح به، ولا تُستخدم في أنشطة لا صلة لها بالجمعية.
12-4-2 مستخدمي الحاسب مسؤولون عن حماية جميع المعلومات المستخدَمة أو المخزَّنة في حساباتهم الإلكترونية داخل الجمعية.
12-4-3 لا يجوز لمستخدمي الحاسب أن يدخُلوا إلى أيّ بيانات أو برامج في نظم الجمعية الإلكترونية، ولاسيّما إذا لم يحصلوا على إذن بذلك أو موافقة صريحة من صاحب تلك البيانات أو البرامج.
12-4-4 لا يجوز لمستخدمي الحاسب أن يُشرِكوا أيَّ شخص آخر في الحسابات الإلكترونية الخاصة بهم
12-4-5 لا يجوز لمستخدمي الحاسب أن ينسخوا نُسَخاً غير مرخَّصة من البرمجيات المحميّة بحقوق الملكية، إلاّ بقدر ما يسمح به القانون أو صاحب حقّ الملكية.
12-4-6 يُمنع منعاً باتّاً استخدام الإنترنت للدردشة أو الترفيه أو التسلية.
12-5 الغرض من خدمات الإنترنت هو تيسير الوصول إلى المعلومات ذات الصلة بأنشطة الجمعية. ويجب على موظفي الجمعية مراعاة التوجيهات التالية عند الاستفادة من هذه الخدمات:
12-5-1 ينبغي الالتزام الصّارم بالقوانين المتعلقة بنَسخ ونشر المواد، المحمية بحقوق الملكية الفكرية، عن طريق الإنترنت أو البريد الإلكترونيّ.
12-5-2 يتصفّح المستخدمون الإنترنت لغرض البحث فقط. ويجب ألاّ يؤثر استخدام الإنترنت للأغراض الشخصية على النشاط المهنيّ العاديّ، وألاّ يضع الجمعية في حرَج محتمَل.
12-5-3 لا ينبغي أن يشتمل استخدام الإنترنت لأغراض شخصية على طلب أو عقد أيّ صفقة شخصية.
12-6 الاستفادة من خدمات البريد الإلكترونيّ ينبغي أن يراعي موظَّفو الجمعية التوجيهات التالية عند وصولهم واستفادتهم من خدمات البريد الإلكترونيّ التي تقدمها الجمعية:
12-6-1 توفِّر الجمعية للموظَّفين بريداً إلكترونياً لأغراض العمل. غير أن الاستخدام الشخصيّ المحدود لهذا البريد الإلكترونيّ مقبولٌ ما لم يؤثر على أنشطة الجمعية ومصالحها أو يضرّ بها.
12-6-2 يُحظَر الاستفادة من خدمات البريد الإلكترونيّ لأغراض تتعارض مع مصلحة الجمعية أو في عمليات تنتهك سياسات الجمعية في مجال أمن المعلومات.
12-6-3 يجب على الموظَّفين مراعاة التسلسل الإداريّ عند إرسال الرسائل الإلكترونية في مواضيع تتعلق بالعمل ويتم الاتفاق عليها مسبقاً.
الفصل الثالث عشر: البيئة والصحة والسلامة والأمن
13-1 يشترك جميع موظفي الجمعية في مسئولية الحفاظ على الصحة والسلامة والامن والبيئة للموظفين، واداء الواجبات الوظيفية بطريقة تضمن صحة وسلامة الموظفين. ولتوفير محيط عمل صحي وآمن للموظفين، يجب الالتزام بالتالي:
13-1-1 اتباع تعليمات وإجراءات الامن والسلامة، والابلاغ عن أي ظروف غير آمنة.
13-1-2 العمل على منع الاسباب والافعال التي تؤدي الى اصابة أو حوادث اثناء العمل.
13-1-3 الاشتراك باي تدريب مقدم من قبل مكتب الامن والسلامة يساعد على أداء واجبات العمل بشكل آمن.
13-1-4 التأكد من معرفة إجراءات الطوارئ ومخارج الطوارئ بمكان العمل.
13-1-5 العمل على حماية وسلامة كلً من حولك بالامتناع عن التدخين في المكاتب والممرات ومواقف السيارات
13-1-6 المحافظة على البيئة في استهلاك الطاقة والمياه.
13-2 تسعى الجمعية لتوفير بيئة عمل خالية من العنف أو التهديد بالعنف في مكان العمل كجزء من المحافظة على السلامة والامن، لذلك يجب الالتزام بالتالي:
13-2-1 عدم الاشتراك بتصرف قد يتسبب في اصابة شخص أو احتمال إصابة شخص اخر
13-2-2 عدم تهديد أو رسال عبارات تهديدية شفهياً أو تحريرياً مباشرة او من خلال طرف ثالث.
13-2-3 عدم إتلاف ممتلكات الموظفين.
13-2-4 يجب على الموظفين الذين يصابون بإمراض معدية مراعاة وضعهم ووضع الموظفين وذلك بعدم الاحتكاك والملامسة وتجنب استخدام المرافق الصحية بالجمعية قدر المستطاع .
13-2-5 يجب على الموظفين المحافظة على البيئة بشكل عام وذلك بالتخفيف قدر المستطاع وبالأخص من طباعة وتصوير الوثائق والمستندات ويفضل استبدالها باستعمال الملفات الرقمية PDF أو ملفات المسح الضوئي لتبادل المعلومات والوثائق والمستندات عن طريق البريد الإلكتروني.
الفصل الرابع عشر: بنود ختاميّة
14-1 التعامل مع الجمعية بعد انتهاء الخدمة:
لا يجوز للموظف الذي انتهت خدماته في الجمعية استخدام المعلومات التي حاذها في الجمعية ، وألا يستخدمها لغرض أخر ، أو أن يفصح لأطراف خارجية عن معلومات تتعلق بالجمعية أو عمله ( التي علم بها خلال مدة عمله بالجمعية )
14-2 الامتثال لقواعد السلوك نصّاً وروحاً:
يجب على الموظفين الامتثال بقواعد السلوك نصّاً وروحاً في جميع مسائل السلوك، حتى التي لم تُخَصَّ بالذِّكر في هذه الوثيقة. وسيكون من مصلحته أن يستشير مديرَ إدارته، أو إدارة الموارد البشرية، أو أيَّ موظَّف يعيِّنه رئيسُ الجمعية إذا انتابَهُ أيُّ شكٍّ في أيِّ مسألةٍ لها صلةٌ بقواعد السلوك.
14-3 التفسير والتعديل:
يجب أن تُقرَأ وثيقة قواعد السلوك ، ويتم تعديل ومراجعة أحكام قواعد السلوك دورياً بإذن من رئيس الجمعية صاحب الصلاحية في تفسير أو تعديل هذه الوثيقة.
14-4 التطبيق:
تسري أحكام قواعد السلوك على جميع موظَّفي الجمعية وعلى الاستشاريين وغيرهم، سواء كانوا مؤقتين أو دائمين، أو في إجازة براتب أو دون راتب، أو متقاعدين أو متعاقدين خارجيين.